Support

Op deze pagina informeren wij u over de werkwijze van de inhuurdesk en geven wij antwoord op veelgestelde vragen. Indien u direct contact wilt met de inhuurdesk, dan vindt u aan de rechterkant onze contactgegevens.

Welke gevolgen heeft de invoering van de Wet DBA?

Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA)
De Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA) is op 2 februari 2015 door de Eerste Kamer goedgekeurd. Vanaf 1 mei vervangt deze wet de Verklaring Arbeidsrelatie (VAR). Vooralsnog heeft de regering een overgangsperiode ingesteld tot 1 mei 2017. Voorwaarde is dat organisaties per 1 mei aanstaande werken met modelovereenkomsten en hun processen volgens de nieuwe richtlijnen hebben of gaan inrichten.

Ter vervanging van de VAR moeten opdrachtgevers en opdrachtnemers vanaf 1 mei 2016 werken met een “Sectorale Modelovereenkomst” en/of een door de fiscus goedgekeurde “Overeenkomst van Opdracht”. Aan de hand van deze overeenkomsten vrijwaart de fiscus de afdracht van loonheffingen.

Het doel van de nieuwe Wet DBA is het voorkomen van schijnzelfstandigheid en (vooral) het mislopen van loonheffingen. Bij schijnzelfstandigheid geldt het volgende niet: minimaal 3 opdrachtgevers, maximaal 70% omzet bij 1 opdrachtgever en geen gezagsverhouding.

Uit marktonderzoeken blijkt dat het overgrote deel van de externen niet voldoen aan de nieuwe wet- en regelgeving. Bij het aanhouden van de huidige contractafspraken brengt dit aanzienlijke financiële en ook rechtspositionele risico’s met zich mee.

Opdrachtnemers die door deze transitie te maken krijgen met een beëindiging van een langdurige opdracht kunnen daardoor in de problemen komen. Voor deze zelfstandigen geldt dat er mogelijk al jaren sprake is van een schijnzelfstandigheid (en dus een afhankelijkheidspositie), waarbij te weinig is geïnvesteerd in het eigen netwerk, er te weinig andere opdrachtgevers zijn geweest en betreffende zelfstandigen plots zonder inkomen komen te zitten. Op dat moment kunnen ze bij huidige of voorgaande opdrachten een claim voor een dienstverband neerleggen. In deze gevallen kan er dus ook nog een naheffing vanuit de Belastingdienst volgen voor wat betreft de sociale premies.

Achtergrond
Een Verklaring Arbeidsrelatie (VAR) was voorheen een document dat werd afgegeven door de Belastingdienst, waarin vermeld werd wat de status van een zelfstandige is. Opdrachtgevers die ZZP’ers inhuurden die beschikken over een VAR waren hierdoor gevrijwaard van mogelijke aanspraken van de Belastingdienst ten aanzien van loonbelasting en sociale premies.

Wat verandert er?
Bij de nieuwe Wet DBA zijn Opdrachtgever en Opdrachtnemer samen verantwoordelijk voor de correcte uiteenzetting van de tussen hen zijnde arbeidsrelatie. Dit is vastgelegd in de “Sectorale Modelovereenkomst” of een “Overeenkomst van Opdracht”. Vooral het toezicht op de correcte uitvoering van de opdracht en een toetsing op de status van de zelfstandige is een grote wijziging. Deze verantwoordelijk komt immers ook bij de opdrachtgever te liggen.

Waarom geen VAR meer?
De VAR was in de praktijk een prima en praktische oplossing. Beschikte de opdrachtnemer over de juiste VAR, dan was de opdrachtgever gevrijwaard van het inhouden en afdragen van loonheffingen. Door het gemakkelijk kunnen verkrijgen van een VAR zijn er echter relatief veel situaties van schijnzelfstandigheid ontstaan. De VAR heeft er daarnaast voor gezorgd dat de Belastingdienst, door het grote aantal schijnzelfstandigen, te veel geld is misgelopen. Een zelfstandige draagt door diverse fiscale voordelen immers minder premies af dan de loonheffingen die voor een werknemer in een dienstverband gelden.

Business case
De belastingdienst gaat per 1 mei 2016 een groot aantal controleurs aanstellen om toe te zien of partijen op een correcte wijze uitvoering gaan geven aan de Wet DBA. Deze controleurs gaan hun salaris terugverdienen. Naheffingen en sancties gaan volgen, waarbij gestart zal worden bij branches waar momenteel het meeste sprake is van wantoestanden en schijnconstructies.

 

https://belastingdienst-in-beeld.nl/themas/zzpderegulering-beoordeling-arbeidsrelaties-dba/factsheet-zzpderegulering-beoordeling-arbeidsrelatie-dba/

Urenregistratie, facturatie en uitbetaling

Uren, facturen en uitbetaling
De Inhuurdesk neemt u het werk zoveel mogelijk uit handen. Dat betekent dat de Inhuurdesk de facturen aanmaakt op basis van de door de opdrachtgever geaccordeerde uren en vergoedingen en als kassier fungeert (dit noemen we ‘reverse billing’). Daarmee wordt bedoeld dat de Inhuurdesk het geld ophaalt bij de opdrachtgever en na ontvangst uitbetaalt aan de leverancier. Als leverancier hoeft u slechts te controleren op juistheid en de voortgang te volgen.

In dit artikel zetten we de processen rondom het betalen van de gewerkte èn geaccordeerde uren voor u op een rij. Daarbij is het belangrijk dat u de afgesproken betaalkalender van de opdrachtgever (zie hieronder) volgt.

Afwijking van de tijdslijnen leidt namelijk tot vertraging van de betaling. U speelt zelf een belangrijke rol in een tijdige uitbetaling. Het is belangrijk dat u zorgt voor:

  1. Complete gegevens (e-facturatie + dossier) in het VMS systeem van de Inhuurdesk.
  2. Tijdige registratie èn goedkeuring van de gewerkte uren.


Ad 1. Complete gegevens (e-facturatie + dossier) in het VMS* systeem van de Inhuurdesk:
Een opdracht moet de status ‘definitief’ hebben bereikt. Dit betekent dat zowel de opdrachtgever (inhurende manager/budgethouder) als de leverancier/ZZP'er beiden de opdracht (digitaal) moeten accepteren.

Het kandidaat- en opdrachtdossier moeten compleet zijn. Daarvoor moeten alle (door de opdrachtgever gevraagde) documenten zijn geaccepteerd en opgevoerd in het VMS systeem èn, waar nodig, op juistheid zijn beoordeeld door de Inhuurdesk. ZZP'ers moeten hier bijvoorbeeld een juiste en geldige VAR-verklaring aanleveren.

Voor het opstellen van de e-facturen dienen alle financiële gegevens te zijn ingevuld. Zonder deze e-facturatiegegevens wordt er geen factuur aangemaakt en volgt er geen betaling. Benodigde gegevens zijn postcode, huisnummer, straatnaam, plaats, BTW-nummer, facturatie contactpersoon, e-mailadres facturatie contactpersoon, bank naam en bank IBAN. De verplichte velden worden zichtbaar indien u de leverancier gegevens gaat wijzigen. De velden zijn gemarkeerd met een blauwe ‘|’.

Het leveranciersdossier moet compleet zijn (niet van toepassing voor ZZP'ers). De WKA-verklaring en het Uittreksel van de Kamer van Koophandel (kvk) moeten zijn opgevoerd èn goedgekeurd door de Inhuurdesk.

Consequenties van incomplete gegevens in het systeem van de Inhuurdesk:

Opdracht niet definitief gewerkte uren kunnen niet worden geregistreerd.
Opdrachtdossier niet compleet gewerkte uren kunnen niet worden geregistreerd.
Ontbrekende financiële gegevens facturen kunnen niet worden aangemaakt.
Leveranciersdossier niet compleet  de factuur tussen leverancier en opdrachtgever kan niet worden aangemaakt (vertraging in betaling factuur).


Ad 2. Tijdige registratie en goedkeuring van de gewerkte uren

Als de opdracht is begonnen, moeten de uren worden geregistreerd en goedgekeurd voordat er een factuur kan worden opgemaakt. Als flexkracht of leverancier bent u verantwoordelijk dat de gewerkte uren wekelijks worden geregistreerd en ter goedkeuring worden aangeboden aan de manager in het VMS systeem van de Inhuurdesk. Dit dient uiterlijk de maandag na afsluiting van de week te gebeuren.

De inhurende manager van de opdrachtgever is verantwoordelijk dat de geregistreerde uren tijdig worden goedgekeurd. Als flexkracht of leverancier kunt u dit monitoren in het systeem van de Inhuurdesk door de status van de urenstaat te bekijken. Na goedkeuring door de manager krijgt een urenstaat de status ‘verzonden naar leverancier’.

Facturatie
Alleen de uren die zijn goedgekeurd worden, conform de betaalkalender zoals hieronder weergegeven, maandelijks gefactureerd (mits natuurlijk de digitale dossiers op orde zijn). Urenstaten die te laat de status ‘verzonden naar leverancier’ bereiken, worden pas met de eerst volgende factuurronde (dus een maand later) meegenomen. Tussentijdse facturatie is helaas niet mogelijk. Na facturatie door de Inhuurdesk krijgt een urenstaat de status ‘verwerkt door leverancier’.

U ontvangt als leverancier/ZZP'er een automatisch gegenereerde email wanneer de factuur is aangemaakt. U bent dan in de gelegenheid de factuur te controleren en gedurende 48 uur is het mogelijk een eigen factuurnummer in te voeren. Dit om een koppeling met de eigen administratie te vergemakkelijken. Deze laatste mogelijkheid is een optie. Wijzigt u niet binnen 48 uur het factuurnummer, dan wordt het automatisch gegenereerde factuurnummer gebruikt,  om het facturatie- en betalingsproces geen vertraging te laten oplopen. De digitale factuur voldoet aan de Wet en Regelgeving van de Belastingdienst.

Na ontvangst van de facturen betaalt de opdrachtgever binnen de afgesproken betaaltermijn. Betaling van leveranciers/ZZP'ers kan alleen plaatsvinden nà ontvangst van de verschuldigde bedragen van de opdrachtgever door de Inhuurdesk. Afhankelijk van de in de inhuurvoorwaarden afgesproken termijn betaalt de Inhuurdesk binnen 2 tot 5 werkdagen na ontvangst van de betaling van de opdrachtgever uit aan de leverancier/ZZP'er. Na betaling ontvangt de leverancier/ZZP'er een automatisch gegenereerde betaalspecificatie.

Samengevat: In de eerste dagen na afsluiting van een maand vindt facturatie plaats, conform de betaalkalender (zie kopje "betaalkalender"). Pas na betaling van de opdrachtgever aan de Inhuurdesk, worden leveranciers/ZZP'ers betaald door de Inhuurdesk. In verband met de betaaltermijn van de opdrachtgever (veelal 30 dagen) kan uitbetaling van de eerste gewerkte week 8 à 9 weken op zich laten wachten.

Alle betalingen worden bevestigd met een betaalspecificatie. Hierop worden alle betaalde facturen gespecificeerd met het hierboven benoemde factuurnummer. Indien er meerdere facturen worden betaald staan deze gespecificeerd op de betaa specificatie. De betaalspecificatie wordt digitaal verstuurd naar het E-facturatie emailadres welke vermeld staat in uw leverancierkaart in het VMS systeem. 

Nota Bene: afwijkingen van het hier beschreven proces is niet mogelijk. Door een leverancier/ZZP'er zelf gemaakte facturen worden NIET in behandeling genomen. U ontvangt hiervan GEEN bericht of notificatie.

 

*VMS = Vendor management System (applicatie)

Betaalkalender

Urenregistratie, facturatie en uitbetaling

Staffing Management Services Broker BV voert het contractmanagement voor opdrachtgever ’s Heeren Loo. Uw contract wordt beheerd in de Inhuurdesk ’s Heeren Loo. Via de inhuurdesk wordt maandelijks gefactureerd aan de opdrachtgever volgens betaalkalender. Alleen de door de manager goedgekeurde uren worden gefactureerd. Om te zorgen dat u als leverancier / zzp’er tijdig wordt uitbetaald zijn de volgende stappen nodig.

A) Zorg dat voor aanvang van de opdracht alle gegevens compleet zijn:

  1. Opdracht accepteren: De opdrachtgever en leverancier moeten beiden de opdracht in de inhuurdesk accepteren.

  2. Digitaal dossier: de leverancier / zzp’er moet tijdig de gevraagde documenten accepteren en uploaden. Als het dossier niet compleet is kunnen er geen uren worden geregistreerd.

  3. Leveranciersgegevens: Voor opstellen van de facturen dienen alle noodzakelijke gegevens zijn ingevuld (facturatie,- en bankgegevens).

B) Zorg voor tijdige urenregistratie en accordering
Na aflopen van de kalendermaand wordt zo spoedig moegelijk, doch volgens onderstaande urenregistratie- en facturatiekalender de facturen opgemaakt door de Inhuurdesk. Hierbij dient u rekening te houden met het volgende:

  1. Registreren uren: als flexkracht of leverancier bent u verantwoordelijk dat u uw uren tijdig en wekelijks online registreert. Dit moet zo snel mogelijk na afsluiting van de week worden gedaan (uiterlijk de maandag na afsluiting van de week).

  2. Accorderen van de uren: De inhurende manager is verantwoordelijk tijdig de uren te accorderen. Dit bij voorkeur wekelijks direct nadat deze bij de manager zijn ingediend.

  3. Na aflopen van de kalendermaand worden de urenstaten van de betreffende urenstaat gefactureerd volgens onderstaande kalender.

C) Uitbetaling
’s Heeren Loo hanteert een betalingstermijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur. Zodra de gelden door Staffing Management Services Broker BV zijn ontvangen, maakt zij het verschuldigde bedrag over aan de leverancier / zzp’er.

Het is van belang om u zich aan bijgevoegde planning te houden. Indien de uren niet op tijd zijn ingediend en verwerkt, wordt de factuur de volgende kalendermaand aangemaakt.

Betaalkalender

Betaalkalender

Hoe werkt de inhuurdesk?

De Inhuurdesk biedt iedere leverancier gelijke kansen op het verkrijgen van een opdracht, die door 's Heeren Loo Zorggroep wordt gepubliceerd. Deelname aan de Inhuurdesk betekent dat u deelneemt aan aanbestedingstrajecten. Via het (digitale) inschrijfformulier kunt u zich (als gegadigde) inschrijven voor onze Inhuurdesk. U geeft hierbij aan voor welke vakgebieden u de offerteaanvragen wilt ontvangen. Na bevestiging van uw account ontvangt u per e-mail nieuwe offerteaanvragen. Na inloggen vindt u een uitgebreide omschrijving van de offerteaanvraag, de gunningcriteria en de procedure. Bij interesse kunt u een offerte indienen. Uw offerte wordt door 's Heeren Loo Zorggroep beoordeeld. U ontvangt per e-mail een afwijzing of een uitnodiging voor een kennismaking.

 

Waar kan ik vragen stellen over de procedure/opdracht?

Bij iedere offerteaanvraag heeft u de mogelijkheid om vragen te stellen. Dit doet u digitaal.Telefonisch wordt geen informatie verstrekt . De antwoorden op alle gestelde vragen worden per opdracht gepubliceerd via het platform van de Inhuurdesk. Op deze manier kunnen wij garanderen dat iedere leverancier toegang heeft tot dezelfde informatie. Een aantal dagen na publicatie van de offerteaanvraag wordt de mogelijkheid tot het stellen van vragen gesloten. De exacte sluitingsdatum voor het stellen van vragen vindt u bij de offerteaanvraag. Na deze datum is het niet meer mogelijk om vragen te stellen.

Ik heb mijn offerte niet op tijd kunnen indienen, wat kan ik doen?

Indien de termijn voor het indienen van offertes is verstreken, kunt u geen offertes meer indienen. Wij kunnen hier helaas geen uitzondering op maken.

Wanneer krijg ik een reactie op de door mij ingediende offerte?

Bij de opdrachtinformatie treft u een planning met daarin de verwachte datum van de terugkoppeling. Wij stellen u via e-mail op de hoogte van de gunning of afwijzing.

Wanneer en hoe wordt de uiteindelijke gunning bekend gemaakt?

Alle uiteindelijke gunningen worden openbaar gepubliceerd op de Inhuurdesk website.

Wat gebeurt er na gunning?

Na gunning wordt de opdracht in de digitale omgeving van de Inhuurdesk ingevoerd. U dient de opdracht online te accepteren en eventuele vereiste documenten te uploaden en/of voorwaarden te accepteren. Na acceptatie kunt u opdrachturen registreren. Dat gebeurt in de digitale omgeving van de Inhuurdesk. De opdrachtgever dient de uren te accorderen voordat uw factuur online wordt opgemaakt door de Inhuurdesk. 

Er wordt per kalendermaand gefactureerd volgens de betaalkalender die u onder het kopje "urenregistratie, facturatie en uitbetaling kunt vinden.

Hoe vraag ik mijn Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aan?

Zowel vaste als externe medewerkers dienen een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) te overleggen aan de gemeenten. Voor externen geldt bij inhuur langer dan drie maanden dat een VOG is vereist. Na gunning dient u een (ingevuld) aanvraagformulier bij uw leidinggevende (of direct bij de afdeling P&O) binnen 's Heeren Loo Zorggroep op te vragen. Met dit aanvraagformulier kunt u bij uw eigen gemeente een VOG aanvragen. Voor de aanvraagprocedure bij uw eigen gemeente dient u rekening te houden met een periode van 4 tot 6 weken. Indien 6 weken na aanvang van de opdracht geen VOG is overlegd aan de inhuurdesk, wordt de betaling van nieuwe facturen uitgesteld en is 's Heeren Loo Zorggroep gerechtigd de opdrachtovereenkomst te beëindigen. Voor enkele functies is een VOG voordat de werkzaamheden aanvangen vereist, hierover wordt u tijdens het intakegesprek geïnformeerd.

Hoe verloopt de betaling van de factuur?

De Inhuurdesk heeft voor de betalingen aan de leverancier een kassiersfunctie. Nadat uw factuur in de omgeving van de Inhuurdesk is opgesteld, levert de Inhuurdesk de opgemaakte factuur voor de verrichte opdracht(en) aan bij de opdrachtgever ( 's Heeren Loo Zorggroep). De facturen staan op naam van de leverancier in het gewenste factuurformat van 's Heeren Loo Zorggroep. 's Heeren Loo Zorggroep stelt het geld aan de Inhuurdesk beschikbaar voor de betaling aan de leveranciers. Zodra dit gebeurt, draagt de Inhuurdesk binnen drie (3) werkdagen zorg voor de betalingen aan de leverancier. 

De opdrachtgever hanteert een betalingstermijn van 30 dagen.